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Se os anos 80 foram um
marco histórico para a consolidação irreversível dos
microcomputadores no mundo da Informática, o surgimento das
microempresas também foi um marco indiscutível para o mundo dos
Negócios.
Existe pelo menos uma
semelhança muito peculiar entre as microempresas e os
microcomputadores: ambos foram concebidos para poderem ser
operados pelo seu proprietário. No caso dos computadores, a
própria nomenclatura denota isso: PC, como são conhecidos os
micros, significa Personal Computer ou computador pessoal, de uso
pessoal, individual. No caso das empresas, a própria estrutura
denota isso: normalmente as microempresas são formadas por dois
ou três sócios que trabalham diretamente no negócio e/ou
possuem poucos funcionários.
Também é fácil observar
que, durante os seus primeiros anos de vida, a maioria das
empresas ainda não possui seus sistemas de controle de uma forma
bem estruturada. Em outras palavras, o Controle de Estoques ainda
não está totalmente sedimentado, a Cobrança ainda depende da
"lembrança" de um determinado sócio, o Fluxo de Caixa
não tem nenhum tipo de rotina e a Previsão Orçamentaria é um
mero sonho acadêmico de algum sócio recém-formado.
Por decorrência dessa
observação, conclui-se que, em matéria de administração, as
empresas novas sofrem de um mal crônico: Têm muito pouco, ou
quase nada, de Organização.
"Preciso faturar, não
dá tempo pra organizar"
poderia até ser a rima para a situação que se apresenta.
Mas, se de um lado a pressa
em faturar faz com que os sócios mais e mais se preocupem com os
saldos bancários, essa mesma pressa os faz, muitas vezes, cair
em uma perigosíssima armadilha: Dar uma solução imediata aos
problemas comprando um microcomputador.
É verdade que existem
softwares já prontos, desenvolvidos e amplamente testados para
casos "simples" como Estoques, Cobrança, Fluxo de
Caixa, Folha de Pagamento etc. Isso é bem verdade. Também é
verdade que todos eles funcionam em todos os micros que existem
no País, sejam estes nacionais ou "aquecidos".
O que, infelizmente,
também é verdade é que, para que um software já pronto,
desenvolvido e testado, de Controle de Estoques possa funcionar
no microcomputador da SUA empresa, ANTES de tudo isso, você
PRECISA que o seu estoque JÁ ESTEJA sendo controlado através de
um processo sistemático (que não dependa da sua
"lembrança").
Tá muito difícil pra
entender. Melhorando o Português isto quer dizer: Se na sua
empresa você AINDA SÓ TEM VONTADE DE TER o seu estoque
controlado, então você AINDA NÃO DEVE COMPRAR um computador.
Para começar, você
precisa tomar algumas providências:
A PRIMEIRA
coisa a fazer é arrumar um bom faxineiro.
Bem antes do antes-de-comprar-um-micro, o que você precisa fazer
no seu negócio é organizá-lo para que as rotinas
administrativas possam ser executadas SEMPRE de forma padronizada
- esse é o primeiro passo para a obtenção de processos
sistemáticos.
Respondendo a essa pergunta
que você está me fazendo, exatamente agora, durante a leitura
desse texto: Mas é claro que a compra de um micro poderá lhe
ajudar nessa tarefa de organizar o seu negócio. Isso é
evidente. Você só não deve esquecer o significado da palavra
AJUDAR. O micro vai AJUDAR a organizar. É você quem VAI
ORGANIZAR.
A SEGUNDA
coisa que você precisa é de um jardineiro.
Basta lembrar que você, quando nasceu, não tinha todo esse
tamanho, nem falava tão bem quanto agora. O seu sistema de Folha
de Pagamento também NÃO nascerá grande, formado, completo e
perfeito. Vale dizer que haverá muito erro e correção durante
a vida dele enquanto sistema para poder se transformar em um bom
sistema.
Respondendo a essa outra:
Lógico que a compra de qualquer software pronto de Folha de
Pagamento pode lhe ajudar a crescer e ter perfeito o seu sistema
de folha de pagamento. Mas lembre-se que, uma empresa de 8
funcionários:
- Não precisa de dígito verificador para o código do
funcionário;
- Não precisa ter código de departamento;
- Talvez não tenha horistas e/ou tarefeiros;
- Talvez efetue os pagamentos apenas duas vezes por mês.
A TERCEIRA
coisa que você precisa é do médico.
Eu explico, eu explico.
Quando você está com uma bruta dor-de-barriga você procura um
auditor? Quando aquele olho-de-peixe está que nem casca de
banana resolve, você procura um delegado? Quando aquele siso
teima em doer na hora errada, você procura um arquiteto? Se,
para esses casos todos você sempre procura um especialista, que
é quem mais entende da coisa, ... então ... quando você
estiver com alguma "dor-de-sistema" você deve procurar
um analista de sistemas.
Nas lojas especializadas na
venda de equipamentos de Informática, além dos vendedores
também trabalham analistas de sistemas e, em muitos casos, com
excelente conhecimento técnico e administrativo. Aproveite-se
disso! Visite várias lojas ANTES de tomar qualquer atitude.
Pergunte. Faça planos. Converse muito. Sonhe o seu sistema.
Aqui cabe uma boa dica para
você: Atualmente há muitas empresas de Consultoria em
Informática. Essas empresas normalmente trabalham desvinculadas
da operação de venda de equipamento ou software. A maioria
comercializa o serviço de assessoria, planejamento e treinamento
em assuntos ligados à Informática, razão pela qual são
consideradas "isentas de interesses comerciais". Nesse
caso porém, nem sempre o "palpite" sobre o seu caso
sai de graça. Mas, quando "tá doendo muito" é melhor
ouvir um médico que um farmacêutico.
A QUARTA
coisa que você precisa é eleger quem paga o pato.
Veja se o raciocínio não é coerente:
- Quando o pedido de compras sai errado, quem paga o pato é o
chefe de compras.
- Quando a produção atrasa, quem paga o pato é o chefe da
produção.
Então, ... alguém aí na sua empresa deverá ser o
"culpado" quando alguma coisa não der certo lá com o
computador. Não é um raciocínio coerente?
Observe que, da mesma forma
que há alguém se preocupando com compras e há outro alguém se
preocupando com produção, deverá haver alguém se preocupando
com Informática.
Não basta você escolher
aquele garoto com cara de sabido, que trabalha lá na
contabilidade, para que ele venha agora aqui para o computador e
resolva tudo. Você deve se preocupar em treiná-lo para bem
fazer as coisas no micro.
Em muitos casos esses
funcionários não precisam trabalhar 8 horas dedicadas ao
computador. Mas você deve saber que ele precisa SABER O QUE
ESTÁ FAZENDO para poder fazer coisas certas. Qualquer errinho
dele poderá provocar uma pane terrível e até paralisar o seu
negócio.
Resumindo, você pode
informatizar seu negócio tomando QUATRO cuidados básicos:
1) Organização
- para poder transformar ações isoladas de determinados
funcionários em processos sistemáticos e de execução
impessoal
2) Crescimento
controlado
- para poder evoluir os sistemas de acordo com o momento da
empresa e não "conforme a moda"
3) Apoio Consultivo
- para obter soluções eficazes nos sistemas e maximizar a
produtividade do
equipamento
4) Treinamento
- para difundir e manter a tecnologia da equipe usuária
Tomados esses cuidados e,
com um pouco de rima, agora você poderá voltar à
sua preocupação original:
Espelho, espelho amado:
Agora que estou informatizado,
Será que terei mais mercado?
Ou
Preciso faturar:
Agora, nem pensar em programar!
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